Sachbezüge und deren Besteuerung erfordern immer eine besondere Aufmerksamkeit, das ist auch bei der betrieblichen Krankenversicherung so. Denn Fehler können hier schnell zu Problemen mit dem Finanzamt führen – und das möchte wohl jedes Unternehmen vermeiden. Deshalb widmen wir diesen Beitrag der steuerlichen Behandlung der bKV und erklären alle Varianten und Fallstricke.
Erst seit 2019 ist die betriebliche Krankenversicherung vom Bundesfinanzministerium als Sachlohn anerkannt. Um zu verstehen, welche Bedeutung diese Änderung hat, muss zunächst einmal geklärt werden, was der Unterschied zwischen Sachlohn und Barlohn ist. Beim Barlohn handelt es sich um das Entgelt, was der Arbeitnehmer für seine geleistete Arbeit erhält – obwohl dieser Lohn schon lange nicht mehr in bar, sondern in aller Regel als Überweisung auf ein Konto gezahlt wird. Der Sachlohn – auch Sachbezug genannt – ist eigentlich eine nicht-bare Bezahlung in Form von zum Beispiel Naturalien. Das kommt in der Regel heute kaum noch vor. Stattdessen wird der Sachbezug als zusätzlicher Bonus zur Mitarbeitermotivation genutzt. Beliebte Formen des Sachbezugs sind Essens- oder Tankgutscheine – aber auch zusätzliche Versicherungsleistungen in Form einer betrieblichen Krankenversicherung. Die Unterscheidung in Bar- und Sachlohn ist für die Besteuerung von entscheidender Bedeutung, denn ein Sachbezug, der die Freigrenze von 50 € pro Monat nicht überschreitet, ist für den Arbeitnehmer steuerfrei.
Aber Vorsicht: Freigrenze ist nicht gleich Freibetrag! Ein Freibetrag von 50 € würde nämlich bedeuten, dass zum Beispiel bei einem Sachbezug von 100 € nur die Differenz zum Freibetrag (also 50 €) versteuert werden müssten. Bei der Freigrenze ist das anders: Sollte diese nur um einen einzigen Cent überschritten werden, so ist der komplette Sachbezug zu versteuern.
Hier ein Beispiel für eine Lohnabrechnung mit bKV als steuerfreiem Sachbezug
Beiträge zur betrieblichen Krankenversicherung sind grundsätzlich steuerpflichtig. Einzige Ausnahme: Die bereits erwähnte Abrechnung als Sachbezug. Wenn Sie aber bereits andere Leistungen als Sachbezug zahlen und mit den Beiträgen zur bKV die 50-Euro-Grenze überschreiten, dann wird der komplette Betrag steuerpflichtig. In diesem Fall kann zwischen verschiedenen Modellen gewählt werden, die wir nachfolgend erläutern.
Bei dieser Variante übernimmt der Arbeitgeber die Lohnsteuer, die auf den bKV-Beitrag zu entrichten ist; je nach der gewählten Variante der Pauschalversteuerung fallen auch Sozialversicherungsbeiträge an, die der Arbeitgeber übernehmen kann, jedoch nicht dazu verpflichtet ist. Der Arbeitgeber kann hier zwischen zwei Versteuerungsvarianten wählen, die in unterschiedlichen Paragraphen des Einkommensteuergesetzes (EStG) erläutert werden. Beide Varianten setzen voraus, dass die bKV vom Arbeitnehmer nur als Sachlohn und nicht als Barlohn in Anspruch genommen werden kann.
Bei der Pauschalversteuerung nach §40 EStG ist es empfehlenswert, die Beiträge jährlich zu entrichten, sodass sie als sonstiger Bezug beim Arbeitnehmer vorliegen. Eine pauschale Versteuerung dieser sonstigen Bezüge ist jedoch nur bis 1.000 Euro pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr möglich. Zudem ist diese Variante der Pauschalversteuerung nur auf eine größere Anzahl von Arbeitnehmern (i.d.R. ab 20 Arbeitnehmern) anwendbar. Für die Umsetzung dieser Versteuerungsvariante erfolgt die Berechnung des Pauschalsteuersatzes durch den Steuerberater, und die Versteuerung wird beim zuständigen Finanzamt beantragt. Ein kleiner zusätzlicher administrativer Aufwand entsteht durch die jährliche Überprüfung des Pauschalsteuersatzes durch den Steuerberater. Als sonstiger Bezug sind die bKV-Beiträge bei dieser Variante der Pauschalversteuerung sozialversicherungsfrei.
Hier ein Beispiel für eine Lohnabrechnung mit Pauschalversteuerung nach § 40 EStG
Ebenso kann die bKV mit der Pauschalversteuerung nach §37b EStG abgerechnet werden. Hier ist eine jährliche, halbjährliche, vierteljährliche oder monatliche Zahlung möglich. Voraussetzung für diese Besteuerungsvariante ist, dass die bKV aus betrieblichen Gründen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn übernommen wird. Zudem muss die Pauschalisierung einheitlich für alle teilnehmenden Arbeitnehmer innerhalb eines Wirtschaftsjahres erfolgen. Sind diese Bedingungen erfüllt, so wird die pauschalisierte Versteuerung über die Lohnsteueranmeldung des Betriebs registriert. Hier ist zu beachten, dass die Pauschalisierung nur bis zu einer Summe von 10.000 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr möglich ist. Bei der Pauschalversteuerung nach §37b EStG fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Der Arbeitgeber kann die anfallenden arbeitnehmerseitigen Sozialversicherungsbeiträge übernehmen, muss es aber nicht. Die Übernahme führt hierbei wiederum zu einem geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss.
Hier ein Beispiel für eine Lohnabrechnung mit Pauschalversteuerung nach § 37 EStG
Bei der Nettolohnversteuerung wird das Bruttogehalt so weit erhöht, dass netto nach Abzug des Beitrags zur betrieblichen Krankenversicherung inklusive der dazugehörigen Steuern und Sozialabgaben der gleiche Nettolohn wie vorher rauskommt. Das bedeutet: Für den Arbeitnehmer entsteht so kein finanzieller Nachteil, die Kosten für Steuern und Sozialabgaben der bKV übernimmt der Arbeitgeber. Das könnte man zwar aufgrund der höheren Kosten als nachteilig für das Unternehmen auslegen, aber auf der anderen Seite zeigt der Arbeitgeber so seine Wertschätzung für die Angestellten und kann so mittelfristig von einer höheren Motivation und Mitarbeiterbindung profitieren. Bei der Umsetzung der Nettolohnversteuerung sollte, so wie bei den anderen vorgenannten Möglichkeiten von Sachbezug und Pauschalversteuerung, darauf geachtet werden, dass eine arbeitsvertragliche Regelung zur bKV vorliegen muss. Diese sollte eindeutig regeln, dass der Arbeitnehmer die bKV-Beiträge in Form eines Barlohns erhält.
Hier ein Beispiel für eine Lohnabrechnung mit Nettolohnversteuerung der bKV
Genau andersrum läuft es bei der Versteuerung als geldwerter Vorteil: Hier wird der bKV-Beitrag auf den Bruttolohn aufgeschlagen, Steuern und Sozialabgaben trägt so der Arbeitnehmer. Für den Arbeitgeber fallen so nur die bkV-Beiträge und der Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge an. Insgesamt ist diese Variante im Vergleich zur Nettolohnversteuerung für das Unternehmen günstiger; die positiven Effekte auf die Moral der Belegschaft dürften aber analog dazu auch eher geringer ausfallen.
Bei der Lohnabrechnung von Sachbezügen gilt es Monat für Monat zu prüfen, ob die aktuell gültige Freigrenze eingehalten wurde. Wenn das der Fall ist, dann ist der Sachbezug steuerfrei. Wenn die Freigrenze aber – und sei es noch so minimal – überschritten wurde, dann muss der komplette Betrag versteuert werden. Eine Verrechnung mit dem Folgemonat ist nicht möglich. Es gibt aber beim Überschreiten der Freigrenze einen Rettungsfallschirm: Wenn der zurückzahlt, dann wird der Sachbezug wieder steuerfrei.
Eine Investition in die Gesundheit der Mitarbeiter in Form einer betrieblichen Krankenversicherung lohnt sich: sie sind dauerhaft motivierter, leistungsfähiger und fallen seltener krankheitsbedingt aus. Natürlich kostet das den Arbeitgeber etwas, aber die dadurch erzielten Effekte sollten diese Ausgaben rechtfertigen. Außerdem kann das Unternehmen die Kosten für die bKV inklusive der Steuern und Sozialabgaben als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen – ein Grund mehr für eine betriebliche Krankenversicherung!
Die hier aufgeführten Informationen und Tipps stellen keine verbindliche rechtliche Auskunft dar. Bitte wenden Sie sich an einen Steuerberater sowie Fachanwalt für Arbeitsrecht Ihres Vertrauens.
Diese Beiträge fallen an, wenn die bKV als Sachbezug (50 € Freigrenze) gewährt wird. Weitere Versteuerungsoptionen möglich. Sprechen Sie uns an!
* Budget erhöht sich bei vollständiger Nutzung (bei gleichbleibendem Beitrag pro Monat) bei den Tarifen FEELfree:up und FEELfree:up_plus.
